Persónuverndarstefna Sinfóníuhljómsveitar Íslands

1. Almennt

Hlutverk Sinfóníuhljómsveitar Íslands er að auðga tónmenningu Íslendinga, efla áhuga og þekkingu á tónlist og gefa landsmönnum kost á að njóta hennar m.a. með tónleikahaldi sem víðast um landið og með tónlistarflutningi í útvarpi. Sérstök áhersla er lögð á flutning og kynningu íslenskrar tónlistar, utan lands sem innan, þegar tilefni gefast.

Sinfóníuhljómsveit Íslands er í eigu ríkisins (82%) og Reykjavíkurborgar (18%) og er rekin sem A-hluta stofnun ríkisins.

Sinfóníuhljómsveit Íslands tekur á móti fjölda tónleikagesta á hverju ári og er stofnuninni umhugað um meðferð persónuupplýsinga gesta sinna og starfsmanna og hefur í því sambandi sett sér eftirfarandi persónuverndarstefnu.

Stefnan er ávallt aðgengileg á vef stofnunarinnar www.sinfonia.is. Allt kapp hefur verið lagt á að útskýra vinnslu persónuupplýsinga á einfaldan og hnitmiðaðan hátt.

Sinfóníuhljómsveit Íslands veitir upplýsingar um þau gögn sem safnað er og hvað gert er við þau, sé þess óskað.

Sinfóníuhljómsveit Íslands mun nota upplýsingarnar í þeim tilgangi sem lýst er í þessari stefnu um persónuvernd. Það felur meðal annars í sér að veita viðskiptavinum þá þjónustu sem þeir hafa óskað eftir og betrumbæta upplifun þeirra hjá hljómsveitinni.

Sinfóníuhljómsveit Íslands mun einnig nýta upplýsingarnar til að bjóða viðskiptavinum viðeigandi tilboð. Sinfóníuhljómsveit Íslands mun ekki senda viðskiptavinum markaðsefni ef þeir tilkynna um að vilja ekki taka við slíku. Sinfóníuhljómsveit Íslands mun hins vegar halda áfram að senda viðskiptavinum mikilvægar uppfærslur og upplýsingar um þjónustu eða vöru sem þeir hafa keypt til þess að upplýsa um breytingar og minna á tímasetningu tónleika.

Stefna þessi tekur mið af lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

2. Um markaðsefni

Þegar viðskiptavinir veita Sinfóníuhljómsveit Íslands upplýsingar beint geta þeir verið spurðir um það hvort þeir vilji fá markaðsefni frá hljómsveitinni. Sinfóníuhljómsveit Íslands virðir óskir viðskiptavina um hvort þeir vilji fá markaðsefni og með hvaða hætti.

Viðskiptavinur getur skipt um skoðun hvenær sem er um það hvort hann vilji fá sent markaðsefni. Hafa skal samband á netfangið sinfonia [hjá] sinfonia.is til að hætta að fá sent markaðsefni. Jafnframt er hægt að afskrá sig á vefnum og á hlekk í rafrænum markaðspósti.

Þegar viðskiptavinur gefur til kynna að hann vilji ekki fá markaðsefni mun Sinfóníuhljómsveit Íslands þó halda eftir persónuupplýsingum til að geta uppfyllt þá ósk viðkomandi að fá ekki slíkt efni.

3. Um varðveislu persónuupplýsinga

Persónuupplýsingar viðskiptavina verða geymdar eins lengi og nauðsynlegt er í þeim tilgangi sem þeirra er þörf til vinnslu. Gætt verður að eyðingu persónuupplýsinga í samræmi við lög.

4. Um ábyrgðaraðila

Þegar Sinfóníuhljómsveit Íslands vinnur persónuupplýsingar viðskiptavina telst hún vera ábyrgðaraðili persónuupplýsinga þeirra. Aðrir þjónustuaðilar, t.d. leigusali og bókunarsíður fyrir tónleikamiða sem veita hluta af þjónustunni eru aðskildir ábyrgðaraðilar. Persónuverndarstefna þeirra er aðgengileg hjá þeim.

5. Gildissvið

Persónuverndarstefna Sinfóníuhljómsveitar Íslands á við þegar persónuupplýsingum sem varða samband viðskiptavina eða tilvonandi viðskiptavina hljómsveitarinnar er safnað, þær nýttar eða unnar með öðrum hætti. Þar með talið er þegar viðskiptavinir bóka tónleikamiða í eigin persónu, símleiðis eða á heimasíðu Sinfóníunnar eða nýta aðra þjónustu okkar, svo sem heimasíðuna eða símaþjónustu með öðrum hætti.

6. Um persónuupplýsingar

Allar upplýsingar sem auðkenna viðskiptavini, svo sem nafn, tengiliðaupplýsingar, kaupsaga eða upplýsingar um notkun heimasíðu, teljast til persónuupplýsinga.

7. Tegundir persónuupplýsinga og tilgangur vinnslu

Sinfóníuhljómsveit Íslands hefur aðgang að eftirfarandi persónuupplýsingum einstaklinga eftir miðakaup þeirra á viðburði hljómsveitarinnar en miðasala fer fram í gegnum vef Tix.is.

• Fullt nafn, heimilisfang, kennitala, netfang og sími
• Upplýsingar um keypta þjónustu, svo sem keypta miða og áskriftir

Á meðan veitingu þjónustu stendur og með tölvupósti er einnig safnað upplýsingum um samskipti viðskiptavina við starfsfólk Sinfóníuhljómsveitar Íslands, svo sem kvartanir, til þess að bæta þjónustu.

Einstaklingar geta jafnframt skráð sig fyrir fréttabréfi Sinfóníunnar eða í Vinafélag Sinfóníuhljómsveitar Íslands. Gefa þarf upp netfang í þessum skráningum en valkvætt er í tilfelli fréttabréfsins hvort gefið er upp nafn, sími og kennitala. Í tilfelli Vinafélagsins er skylt að gefa upp fullt nafn, kennitölu og valið árgjald. Þessar upplýsingar eru ekki geymdar á vefsíðunni sjálfri heldur öruggu vefsvæði hjá Zenter. Starfsmaður Sinfóníuhljómsveitar Íslands hefur sem fulltrúi Vinafélagsins aðgang að upplýsingum um meðlimi Vinafélagsins í markaðstilgangi. Einstaklingar geta hvenær sem þeir óska afskráð sig af framangreindum listum, sbr. kafla 2 hér að ofan.

Umferð á vefsíðu Sinfóníunnar er mæld með vefkökum til að greina hvaða viðburðir og fréttir vekja áhuga einstaklinga sem nota vefinn www.sinfonia.is að undangengnu leyfi sem einstaklingur veitir á heimasíðunni. Umferð á vefsíðunni er mæld með Google Analytics og Facebook Pixel með svokölluðum kökum (e. cookies). Fæstar kökur safna upplýsingum sem auðkenna þig heldur leitast við að sækja almennar upplýsingar eins og hvers konar notendur koma á síðuna, hvers konar tæki notendur nota við heimsóknir, hvernig síðan er notuð eða almennar upplýsingar um staðsetningu notanda. Þær upplýsingar sem hljómsveitin vinnur með eru eingöngu notaðar til þess að fylgjast með notkuninni á vefnum.

Einstaklingar geta eytt vefkökum sem eru vistaðar í tækjum þeirra með breyttum stillingum á vöfrum eða sótt vafraviðbætur á borð við Privacy Badger. Google býður einnig upp á vafraviðbót til að afþakka Google Analytics mælingar auk möguleikans á að breyta skráningum notenda í auglýsinganeti sínu og þar á meðal að afþakka þær alveg.

Framangreindar upplýsingar eru notaðar til að:

• Tryggja afhendingu miða til réttra eiganda
• Senda einstaklingum upplýsingar ef breytingar eiga sér stað á viðburðum sem miðar hafa verið keyptir á
• Senda einstaklingum miða í pósti sé þess óskað
• Senda einstaklingum upplýsingar um aðra viðburði sem eiga sér stað hjá Sinfóníunni hafi einstaklingur óskað eftir því
• Sérsníða upplýsingar og senda einstaklingum, sem þess óska upplýsingar um viðburði er snúa að áhugasviði þeirra
• Að framkvæma greiningar og markaðsrannsóknir
• Að leysa úr ágreiningi, sinna rekstrarlegum tilgangi (svo sem vegna bókhaldsvinnu) og stjórnun, svo sem vegna beiðna um eyðingu persónuupplýsinga.

8. Þriðju aðilar

Efni á heimsíðu Sinfóníuhljómsveitar Íslands geymir tengla á síður þriðju aðila, t.d. heimasíðu Hörpu (sem sér um miðasölu á viðburði hljómsveitarinnar í gegnum miðasölukerfið Tix.is). Sinfónían stjórnar ekki þessum síðum og aðrar persónuverndarstefnur geta verið í gildi þar. Sinfónían hvetur þig til að skoða persónuverndarstefnu viðeigandi aðila þar sem persónuverndarstefna Sinfóníunnar nær ekki til þessara þriðju aðila og vinnslu þeirra á persónuupplýsingum.

Sinfóníuhljómsveit Íslands afhendir ekki persónuupplýsingar til þriðju aðila nema á grundvelli samninga tengt þeim tilgangi sem fjallað er um í kafla 7 eða að um lagalega skyldu sé að ræða.

9. Heimsókn í Hörpu – rafræn vöktun

Húsakynni Sinfóníuhljómsveitar Íslands í Hörpu eru vöktuð með eftirlitsmyndavélum. Ábyrgðaraðili er Harpa og skv. persónuverndarstefnu þess félags byggir vinnslan á lögmætum hagsmunum í því skyni að tryggja öryggi og vernda eignir Hörpu.

Ekki er unnið með upplýsingarnar né eru þær afhentar öðrum, nema með samþykki hins skráða eða í samræmi við lagaskyldu, svo sem vegna slyss eða meints refsiverðs verknaðar. Mynd- og hljóðefni sem safnast við vöktunina er eytt sjálfkrafa að ákveðnum tíma liðnum nema í þeim tilfellum þegar málefnalegar ástæður og lagareglur leiða til vinnslu þess.

10. Upptökur vegna tónleika

Á vissum tónleikum fær Sinfóníuhljómsveit Íslands utanaðkomandi aðila, svo sem Ríkisútvarpið, til að taka upp mynd- og/eða hljóðefni. Ekki er miðlað persónuupplýsingum um viðskiptavini vegna þessa, en áhorfendur á viðburðum geta birst í mynd á upptökunum eða beinum útsendingum. Eftir atvikum er tilgreint ef um upptöku er að ræða í efnisskrá eða kynningarefni tónleika.

11. Starfsmenn og umsækjendur um störf

Sinfóníuhljómsveit Íslands vinnur með persónuupplýsingar um umsækjendur þegar sótt er um starf hjá hljómsveitinni eða stöðu í Ungsveit Sinfóníuhljómsveitar Íslands. Fjallað er um vinnslu persónuupplýsinga um starfsmenn, listamenn og hljóðfæraleikara fyrir einstaka viðburði og umsækjendur um störf í persónuverndarstefnu umsækjenda og starfsfólks Sinfóníuhljómsveitar Íslands, sem er aðgengileg öllum viðkomandi aðilum frá mannauðsstjóra eða persónuverndarfulltrúa.

12. Miðlun

Sinfóníuhljómsveit Íslands leggur áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við lög um persónuvernd og að öryggi þeirra sé tryggt með viðunandi hætti. Upplýsingar sem einstaklingar gefa upp er ekki miðlað til annarra en þeirra sem þurfa vinnu sinnar vegna að meðhöndla þær. Starfsmenn Sinfóníuhljómsveitar Íslands skuldbinda sig til að viðhalda fullum trúnaði um allar upplýsingar sem þeir meðhöndla um einstaklinga og gesti Sinfóníunnar og að miðla ekki frekari upplýsingum til vinnsluaðila en þörf er á.

13. Varðveisla

Sinfóníuhljómsveit Íslands ber að starfa í samræmi við lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og er þar af leiðandi óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem hún vinnur með, nema með leyfi Þjóðskjalasafns Íslands. Skyldan felur m.a. í sér að Sinfóníuhljómsveit Íslands ber að skila öllum gögnum sem berast til hljómsveitarinnar ásamt þeim sem verða til hjá stofnuninni, til Þjóðskjalasafnsins til framtíðar varðveislu.

14. Réttur einstaklinga samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni

Sinfóníuhljómsveit Íslands leggur áherslu á að virða rétt einstaklinga sem treysta stofnuninni fyrir persónuupplýsingum sínum og leggur áherslu á að auðvelda einstaklingum að framfylgja réttindum sínum gagnvart stofnuninni með því að beina eftirfarandi fyrirspurnum til Sinfóníunnar:

Réttur til aðgangs. Einstaklingar geta lagt fram beiðni um staðfestingu á því hvort Sinfónían vinni persónuupplýsingar um þá og hver tilgangurinn er með vinnslunni, um hvað flokk persónuupplýsinga ræði, viðtakendur þeirra ef um slíkt er að ræða og varðveislutíma upplýsinganna.

Réttur til að flytja persónuupplýsingar. Einstaklingar eiga rétt á að fá þær persónuupplýsingar sem þeir hafa gefið Sinfóníunni á algengu tölvulesanlegu sniði eða, óski einstaklingur eftir því, að slíkar upplýsingar verði afhentar öðrum aðila sem einstaklingur nefnir sem móttakanda.

Réttur til leiðréttingar og eyðingar. Sinfónían leggur áherslu á að upplýsingar sem stofnunin vinnur með séu réttar og áreiðanlegar og því óskar stofnunin eftir því að einstaklingar upplýsi um allar þær breytingar sem verða á högum einstaklinga er varða vinnslu persónuupplýsinga. Þetta geta verið upplýsingar um netfang, síma og heimilisfang. Einstaklingur getur jafnframt óskað eftir að persónuupplýsingum viðkomandi einstaklings, sem stofnuninni ber ekki lagaleg skylda til að varðveita, sé eytt.

Réttur til að andmæla og eða takmarka vinnslu. Einstaklingar eiga rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga. Einstaklingur getur einnig farið fram á að vinnsla sinna persónuupplýsinga verði takmörkuð í tiltekinn tíma ef einstaklingur telur að upplýsingarnar séu ekki réttar.

15. Um afrit, eyðingu og kvartanir

Samkvæmt gildandi persónuverndarlögum getur þú óskað eftir afriti af persónuupplýsingum þínum ef þær eru unnar af Sinfóníuhljómsveit Íslands. Þú þarft ekki að greiða gjald fyrir þessa beiðni nema hún eigi sér bersýnilega enga stoð eða sé óhófleg. Sinfóníuhljómsveit Íslands mun gera allt sem á sínu valdi stendur til að bregðast við beiðni þinni innan mánaðar frá móttöku.

Beiðni þín verður að vera skrifleg og innihalda eftirfarandi upplýsingar:

1. Nafn, tölvupóstfang, símanúmer og póstfang.
2. Upplýsingar um beiðni þína.

Að auki biðjum við þig um að leggja fram:

1. Undirskrift þína og dagsetningu beiðninnar.
2. Afrit af opinberum skilríkjum svo sem vegabréfi eða ökuskírteini, svo við getum staðfest hver leggi fram beiðnina.
3. Sé sótt um fyrir hönd annars aðila er undirritað umboð frá viðkomandi nauðsynlegt.

Vinsamlegast sendu beiðni þína til:

Sinfóníuhljómsveit Íslands
B.t. persónuverndarstarfsmanns
Austurbakka 2
101 Reykjavík

16. Breytingar á persónuverndarstefnu Sinfóníuhljómsveitar Íslands

Sinfóníuhljómsveit Íslands getur gert breytingar á persónuverndarstefnu sinni og hvetur hún einstaklinga til að kynna sér hana reglulega. Nýjasta útgáfa persónuverndarstefnunnar verður aðgengileg á þessari heimasíðu á hverjum tímapunkti.

Samþykkt á stjórnarfundi þann 2.6.2021